Entfernen versteckter und persönlicher Daten beim Prüfen von Dokumenten, Präsentationen oder Büchern. So schützen Sie Informationen in Microsoft Word

Der einfachste Weg, einem fahrlässigen Mitarbeiter oder Studenten, der seinen Bericht oder seine Studienarbeit „ausgelagert“ hat, den Schwanz zu schnappen, besteht darin, sich den Autor oder die Co-Autoren des Dokuments anzusehen. Diese Informationen werden zusammen mit anderen Datei-Metadaten gespeichert und können später von jedem eingesehen werden. Besonders heikel wird der Fall, wenn sich als wirklicher Testamentsvollstrecker eine dem Inspektor vertraute Person entpuppt: ein Angestellter desselben Unternehmens oder ein Student desselben Berufszweigs. Natürlich wird eine mehrstöckige Lüge einen Ausweg aus der Situation finden, aber egal wie sie später ins Licht gekrochen ist. Beachten Sie die verlinkten Benutzer des Dokuments in der unteren rechten Ecke

Ein banales Beispiel natürlich, aber darauf stechen sie normalerweise.

Welche Informationen können durchgesickert sein

In der offiziellen Microsoft-Hilfe erfahren Sie, was eine potenzielle Bedrohung für Ihren Ruf darstellen kann. Hier ein Auszug davon:

• Spuren der Anwesenheit anderer Benutzer sowie Hinweise auf deren Bearbeitungen und hinzugefügte Kommentare, wenn Sie an dem Dokument in Co-Autorenschaft gearbeitet haben.
• Verfärbte Informationen in Kopfzeile, Fußzeile und Wasserzeichen.
• Versteckter Word-Text, unsichtbare PowerPoint-Objekte, versteckte Zeilen, Spalten und Excel-Tabellen.
• Inhalte außerhalb des PowerPoint-Folienbereichs.
• Zusätzliche Dokumenteigenschaften und andere Metadaten wie Druckerpfadinformationen oder E-Mail-Header.

Dokumentenprüfer

"Dokumenteninspektor" - handliches Werkzeug um Dateien auf unerwünschte Informationen zu überprüfen. Dies ist sowohl für den Absender als auch für den Empfänger des Dokuments bequem. Alles, was Sie tun müssen, ist, zu "Details" zu gehen und eine Überprüfung durchzuführen. Ein paar Klicks und fünf Sekunden werden alle Vor- und Nachteile aufdecken.

Der Auftragnehmer muss auf Löschen klicken und der Prüfer - das Dokument anhand der verfügbaren Beweise prüfen.

Verbot der Speicherung personenbezogener Daten

Der Sicherheit personenbezogener Daten sollte besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, da der Gesetzgeber seit letztem Jahr die Haftung des Arbeitgebers für die Nichteinhaltung der Schutzpflicht verschärft hat. In dem Artikel erklären wir Ihnen, was als personenbezogene Daten gilt, welche Schutzpflichten für Arbeitgeber bestehen und wie Sie die korrekte Abrechnung und Speicherung der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter organisieren.

Systematisieren oder aktualisieren Sie Wissen, erwerben Sie praktische Fähigkeiten und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen zu an der Buchhalterschule. Die Kurse werden unter Berücksichtigung des Berufsstandards „Buchhalter“ entwickelt.

Der Arbeitgeber muss bei der Einstellung eines Arbeitnehmers von ihm bestimmte Informationen anfordern, die im Rahmen des Arbeits-, Steuer- und Rechnungswesens erforderlich sind. Das Bundesgesetz Nr. 152-FZ vom 27. Juli 2006 "Über personenbezogene Daten" verpflichtet den Arbeitgeber, der in diesem Fall der Betreiber der personenbezogenen Daten ist und deren Verarbeitung durchführt, die Sicherheit dieser Informationen zu gewährleisten.

Welche Daten sind personenbezogen

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich direkt oder indirekt auf den Gegenstand personenbezogener Daten beziehen – eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (Artikel 3 des Bundesgesetzes vom 27. Juli 2006 Nr. 152-FZ "Über personenbezogene Daten", im Folgenden - das Gesetz über personenbezogene Daten). Daten).

Allgemeine personenbezogene Daten umfassen die folgenden Informationen:

• Vollständiger Name;
• Geburtsdatum und-ort;
• Anschrift (Ort der Registrierung);
• Ausbildung, Beruf;
• ein Bild einer Person (Foto und Video), das eine Identifizierung ermöglicht und zu diesem Zweck vom Betreiber verwendet wird (Erläuterungen von Roskomnadzor vom 30. August 2013 „Zu den Fragen der Übermittlung von Foto- und Videobildern, Fingerabdruckdaten und anderen Informationen an biometrische Daten“ personenbezogene Daten und die Besonderheiten ihrer Verarbeitung");
• Familienstand, Kinder bekommen, familiäre Bindungen;
• Fakten zur Biografie und früheren Erwerbstätigkeit (Arbeitsplatz, Vorstrafenregister, Militärdienst, Arbeit in Wahlfunktionen, im öffentlichen Dienst usw.);
• Finanzlage. Lohninformationen sind auch personenbezogene Daten (Schreiben von Roskomnadzor vom 07.02.2014 Nr. 08KM-3681);
• geschäftliche und andere persönliche Qualitäten, die einen bewertenden Charakter haben;
• andere Informationen, die eine Person identifizieren können.

Darüber hinaus erwähnt das Gesetz über personenbezogene Daten:

• besondere personenbezogene Daten (in Bezug auf Rasse, Nationalität, politische Ansichten, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gesundheitszustand, Intimleben). Die Verarbeitung dieser Daten ist grundsätzlich nicht gestattet. Eine Ausnahme bilden die in Artikel 10 Teil 2 des Gesetzes über personenbezogene Daten vorgesehenen Fälle;
• biometrische personenbezogene Daten (charakterisieren die physiologischen und biologischen Merkmale einer Person, anhand derer ihre Persönlichkeit identifiziert werden kann). Für die Verarbeitung dieser Informationen ist die Zustimmung des Betroffenen der personenbezogenen Daten erforderlich. Die Ausnahme sind die Fälle, die durch Teil 2 der Kunst festgelegt sind. 11 des Gesetzes über personenbezogene Daten.

Der Arbeitgeber hat das Recht, nur solche Informationen zu erhalten und zu verwenden, die den Bürger als Vertragspartei des Arbeitsvertrags charakterisieren (z. Diese Informationen sind in den folgenden Dokumenten enthalten, die der Arbeitnehmer bei der Einstellung vorlegt:

• in einem Reisepass oder einem anderen Ausweisdokument;
• Arbeitsmappe;
• Dokumente zur militärischen Registrierung, Ausbildung, Familienzusammensetzung;
• Einkommensbescheinigung vom bisherigen Arbeitsplatz;
• ein für die Beschäftigung ausgefüllter Fragebogen;
• Personalausweis des Arbeitnehmers (Formular T-2);
• Heiratsurkunden, Geburt eines Kindes;
• ärztliche Atteste usw.

Der Arbeitgeber verwahrt Kopien der aufgeführten Dokumente, mit Ausnahme von Fragebögen, Arbeitsbüchern und Personalausweisen.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Verarbeitung personenbezogener Daten - jede Aktion (Operation) oder eine Reihe von Aktionen (Operationen), die mit Hilfe von Automatisierungstools oder ohne Verwendung solcher Tools mit personenbezogenen Daten durchgeführt werden, einschließlich Sammlung, Aufzeichnung, Systematisierung, Sammlung, Speicherung, Klärung (Aktualisierung, Änderung), Extraktion , Verwendung, Übertragung (Verteilung, Bereitstellung, Zugriff), Anonymisierung, Sperrung, Löschung, Vernichtung von Daten (Artikel 3 des Gesetzes über personenbezogene Daten).

Das Gesetz über personenbezogene Daten verpflichtet den Arbeitgeber, bestimmte Anforderungen an die Verarbeitung dieser Daten zu erfüllen. Beispielsweise erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers (Art. 6 Abs. 1, Art. 9 des Gesetzes über personenbezogene Daten). Um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, ist es besser, wenn diese Einwilligung schriftlich erfolgt. Die gleiche Regel gilt für Arbeitssuchende.

In einigen Fällen ist eine schriftliche Einwilligung ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben (Artikel 9 Teil 4 des Gesetzes über personenbezogene Daten). Beispielsweise ist die schriftliche Zustimmung des Mitarbeiters zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten erforderlich:

1) nach Erhalt der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers von einem Dritten (Artikel 86 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). In diesem Fall muss der Arbeitnehmer jedoch im Voraus darüber informiert werden und seine schriftliche Zustimmung erhalten (Artikel 86 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

In der Mitteilung muss angegeben werden (Artikel 86 Absatz 3 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation):

• der Zweck, personenbezogene Daten eines Mitarbeiters von einem Dritten zu erhalten;
• potenzielle Informationsquellen (Personen, von denen die Daten angefordert werden);
• Methoden der Datenerhebung, ihre Art;
• mögliche Folgen der Weigerung des Arbeitgebers, die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers von einem Dritten zu beziehen. Weigert sich der Arbeitnehmer, sich mit der Mitteilung über den angeblichen Erhalt seiner personenbezogenen Daten von einer anderen Person vertraut zu machen, empfiehlt es sich, ein entsprechendes Gesetz zu erlassen.

Wenn der Mitarbeiter seine Meinung ändert, hat er jederzeit das Recht, seine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten zu widerrufen (Artikel 9 Teil 2 des Gesetzes über personenbezogene Daten).

In einem solchen Fall ist eine Fortsetzung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters ohne dessen Einwilligung bei Vorliegen wichtiger Gründe möglich. Sie sind in den Abschnitten 2 - 11 des Teils 1 des Artikels 6, Teil 2 des Artikels 10, Teil 2 des Artikels 11 des Gesetzes über personenbezogene Daten (Teil 2 des Artikels 9 des Gesetzes über personenbezogene Daten) aufgeführt.

Bestimmte Informationen (die sich nicht auf die in Artikel 86 Absatz 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation aufgeführten Ziele beziehen) hat der Arbeitgeber kein Recht, Dritte anzufordern, selbst wenn der Arbeitnehmer zustimmt.

2) bei der Übermittlung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers an Dritte, außer in den Fällen, in denen dies erforderlich ist, um eine Gefahr für Leben und Gesundheit des Arbeitnehmers abzuwenden (Artikel 88 Absatz 2 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);

3) für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten der Arbeitnehmer, die sich direkt auf die Arbeitsbeziehungen beziehen (Artikel 86 Absatz 4 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, Artikel 10 Absatz 1 Absatz 2 des Gesetzes über personenbezogene Daten). Diese Daten umfassen Informationen über Rasse, Nationalität, politische Ansichten, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gesundheitszustand, Intimleben.

Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers erteilt sein gesetzlicher Vertreter (Elternteil, Vormund) eine schriftliche Zustimmung zur Verarbeitung seiner Daten (Artikel 9 Teil 6 des Gesetzes über personenbezogene Daten). Und im Falle des Todes eines Arbeitnehmers wird diese Zustimmung von seinen Erben erstellt, es sei denn, sie wurde zu Lebzeiten vom Arbeitnehmer selbst erhalten (Artikel 9 Teil 7 des Gesetzes über personenbezogene Daten).

Nicht in allen Fällen ist die Zustimmung des Mitarbeiters zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten erforderlich. Zum Beispiel, wenn die Daten empfangen werden (Absatz 2, Teil 1, Artikel 6, Absatz 2.3, Teil 2, Artikel 10 des Gesetzes über personenbezogene Daten, Absatz 1 der Klarstellungen von Roskomnadzor):

1. aus den beim Abschluss eines Arbeitsvertrags vorgelegten Unterlagen (Informationen);
2. auf der Grundlage der Ergebnisse einer obligatorischen ärztlichen Voruntersuchung des Gesundheitszustands (Artikel 69 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation, Abschnitt 3 der Roskomnadzor-Erklärungen vom 14. Dezember 2012 "Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Arbeitnehmern, Bewerbern" zur Besetzung freier Stellen sowie von Personen in der Personalreserve" , im Folgenden - Erläuterungen von Roskomnadzor vom 14.12.2012);
3. in dem im einheitlichen Formular Nr. T-2 angegebenen Betrag, einschließlich personenbezogener Daten naher Verwandter, und in anderen Fällen, die durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegt sind (Unterhaltsbeschaffung, Zulassung zu Staatsgeheimnissen, Gewährung von Sozialleistungen) (Absatz 2 der Klarstellungen von Roskomnadzor vom 14.12.2012);
4. von einer Personalvermittlungsagentur, die im Namen des Bewerbers handelt (Absatz 12, Absatz 5 der Klarstellungen von Roskomnadzor vom 14.12.2012);
5. von dem Bewerber, der seinen Lebenslauf selbst ins Internet gestellt hat und ihn einer unbegrenzten Anzahl von Personen zugänglich macht (§ 10, Teil 1 des Artikels 6 des Bundesgesetzes vom 27. Juli 2006 Nr. 152-FZ, Absatz 12 des Artikels 5 der Roskomnadzor-Klarstellungen vom 14.12.2012 ).

Der Arbeitgeber kann mit Zustimmung des Arbeitnehmers die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einer anderen Person anvertrauen (Teil 3 des Artikels 6 des Gesetzes über personenbezogene Daten, Absatz 2 des Absatzes 5 der Roskomnadzor-Klarstellungen vom 14.12.2012) . Gleichzeitig ist es jedoch der Arbeitgeber, der dem Arbeitnehmer gegenüber für die Handlungen der angegebenen Person verantwortlich ist (Artikel 6 Teil 5 des Gesetzes über personenbezogene Daten).

In Kontur.Shkola: Gesetzesänderungen, Besonderheiten der Buchführung und Steuerbuchhaltung, Berichterstattung, Gehalt und Personal, Bargeldverkehr.

Organisation der Abrechnung und Speicherung personenbezogener Daten

Der Arbeitgeber muss auf eigene Kosten den Schutz der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers vor ihrer unrechtmäßigen Verwendung oder ihrem Verlust gewährleisten (Artikel 86 Absatz 7 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation).

Wir analysieren Schritt für Schritt die Maßnahmen des Arbeitgebers zur Erfassung und Speicherung personenbezogener Daten in einer Organisation.

Schritt 1... Der Arbeitgeber muss ein lokales Gesetz erlassen, das die Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten regelt. Ein solches Gesetz ist in der Regel die Verordnung über die personenbezogenen Daten von Arbeitnehmern, mit der die Arbeitnehmer mit der Unterschrift vertraut gemacht werden müssen (Artikel 86 Absatz 8 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Ein Arbeitnehmer muss sich mit der Verordnung über personenbezogene Daten sowie mit anderen lokalen Vorschriften vertraut machen, bevor er einen Arbeitsvertrag unterschreibt (Artikel 68 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Es ist nicht möglich, den Mitarbeiter per E-Mail mit dem Dokument vertraut zu machen, dies gilt nicht als Kenntnis der Unterschrift. Ohne Unterschrift des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber nicht nachweisen, dass der Arbeitnehmer mit diesem Dokument vertraut war.

Die Verordnung über personenbezogene Daten wird wie jedes andere lokale Regulierungsgesetz durch eine Anordnung erlassen und genehmigt, die vom Leiter der Organisation oder einer anderen hierzu bevollmächtigten Person unterzeichnet wird.

Bei einer Betriebsbegehung können die Prüfstellen dieses Dokument anfordern und prüfen, ob die Mitarbeiter damit vertraut sind. Das Fehlen eines solchen Dokuments oder das Versäumnis des Arbeitnehmers, sich damit vertraut zu machen, kann ein Grund dafür sein, den Arbeitgeber gemäß Artikel 5.27 Teil 1 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation haftbar zu machen, und im Falle der Begehung einer ähnliche Verletzung erneut - gemäß Artikel 5.27 Teil 2 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation. Diese Schlussfolgerung wird auch durch die Rechtsprechung bestätigt (Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Bezirks Moskau vom 26. Oktober 2006 Nr. KA-A40 / 10220-06 Nr. A40-20745 / 06-148-194).

Schritt 2... Der Arbeitgeber genehmigt ein Dokument mit einer Liste personenbezogener Daten, die bei den Aktivitäten der Organisation verwendet werden. Dieses Dokument enthält alle Informationen, die der Arbeitnehmer bei der Bewerbung um eine Stelle schriftlich über sich selbst mitteilt, sowie später bei der Erstellung der Personaldokumentation verwendet wird.

Darüber hinaus muss die Liste Dokumente enthalten, die Informationen über Arbeitnehmer enthalten, die die Organisation an verschiedene staatliche Stellen (Steuer- und Arbeitsaufsichtsbehörden, Statistikbehörden) übermittelt.

Schritt 3... Der Arbeitgeber muss auftragsgemäß die Verantwortlichen für die Arbeit mit personenbezogenen Daten und die Verantwortlichen für die Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten benennen. Diese Verantwortung kann entweder eine bestimmte Person oder eine Einheit sein. Im letzteren Fall trägt der Leiter einer solchen Einheit die persönliche Verantwortung. Dieser Auftrag ist allen darin genannten Mitarbeitern zur Kenntnis zu bringen und durch ihre Unterschrift zu bestätigen.

Schritt 4... Um Streitigkeiten mit den Auditoren zu vermeiden, ist es besser, im Falle einer Überprüfung die folgenden Dokumente vorzubereiten:

• Einwilligungserklärungen der Mitarbeiter zur Verarbeitung personenbezogener Daten;
• personenbezogene Datenprotokolle, deren Ausgabe und Weitergabe an andere Personen und Vertreter verschiedener Organisationen, Regierungsbehörden;
• ein Prüfprotokoll für die Verfügbarkeit von Dokumenten mit personenbezogenen Daten des Mitarbeiters.

Schritt 5... Erstellen Sie auf Anordnung des Leiters der Organisation eine Liste der Speicherorte für Unterlagen, die Träger personenbezogener Daten von Mitarbeitern sind, sowie eine Liste der Maßnahmen, die zur Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten erforderlich sind, sowie das Verfahren für deren Annahme. Alle Dokumente, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern enthalten, wie z. B. Personalakten, Aktenschränke, Buchhaltungsjournale, sollten in speziell ausgestatteten Schränken oder Tresoren aufbewahrt werden, die verschlossen und versiegelt sind. Die Arbeitsbücher der Mitarbeiter sollten getrennt von persönlichen Dateien in einem Safe aufbewahrt werden.

Fassen wir zusammen

• ob alle Mitarbeiter der Verarbeitung personenbezogener Daten zugestimmt haben;
• ob die Mitarbeiter mit den lokalen Gesetzen, die das Verfahren zur Verarbeitung dieser Daten festlegen, sowie mit ihren Rechten und Pflichten in diesem Bereich vertraut sind;
• ob die Speicherung und der Schutz personenbezogener Daten ordnungsgemäß erfolgt;
• ob die Dokumentation über deren Verarbeitung den gesetzlichen Anforderungen entspricht etc.

Wenn Sie eine elektronische Kopie bestimmter Office-Dokumente mit Kunden oder Kollegen teilen, empfehlen wir Ihnen, das Dokument auf versteckte und persönliche Informationen zu überprüfen. Diese versteckten Informationen können vor der Bereitstellung entfernt werden allgemeiner Zugang an das Dokument an andere Personen. Die Dokumentinspektorfunktion in Word, Excel, PowerPoint oder Visio hilft Ihnen, versteckte Daten und persönliche Informationen in Dokumenten zu finden und zu entfernen, die Sie freigeben möchten.

Versteckte Informationen können sein:

versteckte Daten oder persönliche Informationen, die in Word-Dokumenten möglicherweise nicht bereitgestellt werden

Excel-Daten einer Arbeitsmappe bei der Zusammenarbeit mit anderen Personen hinzugefügt

versteckte Daten und persönliche Daten in PowerPoint, die in der Präsentation oder in ihren Metadaten gespeichert sein können.

Dokumentinformationen und Dateieigenschaften in Visio-Zeichnungen

Notiz: Sofern Sie Ihr Dokument nicht an Microsoft senden, haben wir keinen Zugriff auf die Daten daraus.

In diesem Artikel werden die Datentypen beschrieben, die normalerweise in Office-Dokumenten gespeichert werden, sodass Sie auswählen können, was Sie aus dem Dokument oder den Metadaten behalten und was Sie entfernen möchten. Einige Informationen, die der Dokumentinspektor nicht entfernen kann, finden Sie in den Tabellen, die zu weiteren Informationen zu Word, Excel und PowerPoint führen.

Eine elektronische Kopie eines Word-Dokuments, die Sie mit Kunden oder Kollegen teilen möchten, enthält oft versteckte Daten oder persönliche Daten, die im Dokument selbst oder in Dokumenteigenschaften oder Metadaten gespeichert sind.

Rat: Wenn Sie Ihre Notizen einfach nicht drucken möchten, gehen Sie zu Datei _yt_ Siegel, auswählen Alle Seiten drucken und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Druckkorrekturen.

Word-Dokumente können versteckte und personenbezogene Daten der folgenden Arten enthalten:

Notizen, Überarbeitungen für aufgezeichnete Überarbeitungen, Überarbeitungen und handschriftliche Notizen Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, um ein Dokument zu erstellen, kann das Dokument Elemente wie Überarbeitungen und Überarbeitungen, Anmerkungen, handschriftliche Notizen und Überarbeitungen enthalten. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen sehen, die an dem Dokument gearbeitet haben, Kommentare von Prüfern und am Dokument vorgenommene Änderungen, die für die externe Zusammenarbeit möglicherweise nicht erforderlich sind.

Dokumenteigenschaften und Metadaten: Dokumentinformationen wie Autor, Betreff und Titel. Dokumenteigenschaften umfassen auch Informationen, die automatisch von Office-Programmen verwaltet werden, wie z. B. der Name der Person, die das Dokument zuletzt gespeichert hat, und das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Funktionen verwendet haben, kann das Dokument auch zusätzliche persönliche Informationen wie Überschriften enthalten Email, Übermittlungs- und Validierungsinformationen, Routen und Vorlagennamen.

Kopf- und Fußzeilen und Wasserzeichen in Word-Dokumenten können Informationen in Kopf- und Fußzeilen enthalten. Alternativ können Sie Ihrem Word-Dokument ein Wasserzeichen hinzugefügt haben.

Versteckter Text Word-Dokumente können als versteckten Text formatierten Text enthalten. Wenn Sie nicht wissen, ob ein Dokument versteckten Text enthält, können Sie ihn mit dem Dokumentinspektor finden.

Document Server-Eigenschaften Wenn das Dokument an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert wurde, z. B. einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder einer Bibliothek, die in Windows SharePoint Services erstellt wurde, enthält das Dokument möglicherweise zusätzliche Dokumenteigenschaften oder Informationen, die diesem Serverspeicherort zugeordnet sind.

Benutzerdefinierte XML-Daten. Dokumente können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die nicht im Dokument selbst angezeigt werden. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor erkannt und entfernt werden.

mit dem Dokumenteninspektor

Mit dem Dokumentinspektor können Sie versteckte und persönliche Informationen aus Word-Dokumenten finden und entfernen. Es ist sinnvoll, den Dokumentinspektor auszuführen, bevor Sie ihn mit . teilen elektronische Kopien Word-Dokumente wie E-Mail-Anhänge.

Suchen und entfernen Sie den Dokumentinspektor in Word-Dokumenten

In Word enthält der Dokumentinspektor mehrere verschiedene Module, mit denen Sie versteckte und persönliche Informationen, die spezifisch für Word-Dokumente sind, finden und entfernen können. Aufführen verschiedene Typen Versteckte oder persönliche Informationen, die mithilfe des Dokumentinspektors aus Word-Dokumenten erkannt und entfernt werden können, sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.

Anmerkungen:

Inspektor	Findet und entfernt
Hinweise, Korrekturen, Versionen Notiz: In Word Starter 2010 löscht der Dokumentinspektor nur Versionen und Notizen.	Notizen (Bearbeiten) Patch-Modus-Overlays Informationen zur Dokumentversion Handschriftliche Notizen
Dokumenteigenschaften und persönliche Daten	Allgemein, Statistiken und Sonstiges Dialogbox Dokumenteigenschaften E-Mail-Nachrichtenkopfzeilen Dokumentrouten Document Server-Eigenschaften Informationen zum Inhaltstyp Benutzername Vorlagenname
Kopf- und Fußzeilen und Wasserzeichen	Informationen in den Überschriften des Dokuments Informationen in Kopf- und Fußzeilen von Dokumenten "Wasserzeichen"
Versteckter Text	Als versteckt formatierter Text (Schriftartoption im Dialogfeld verfügbar) Schriftart) Notiz: Dieser Inspektor kann keinen Text finden, der durch andere Methoden ausgeblendet wurde (z. B. weißer Text auf weißem Hintergrund).
Benutzerdefinierte XML-Daten	Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einem Dokument gespeichert werden können
Unsichtbarer Inhalt	Notiz: Dieser Inspektor findet keine Objekte, die von anderen Objekten überlappt werden.

Stellen Sie beim Freigeben einer elektronischen Kopie einer Excel-Arbeitsmappe sicher, dass Sie die Arbeitsmappe als versteckte Daten oder persönliche Daten anzeigen, die möglicherweise in der Arbeitsmappe selbst oder in ihren Dokumenteigenschaften (Metadaten) gespeichert sind.

Mit Hilfe des Dokumenteninspektors in Excel können Sie versteckte und persönliche Daten finden und entfernen.

Notiz: Obwohl Sie ausgeblendete und persönliche Informationen aus Arbeitsmappen entfernen können, die an andere gesendet wurden, können Sie keine Notizen, Notizen, Dokumenteigenschaften oder persönlichen Informationen aus der Arbeitsmappe entfernen, wenn die Excel-Arbeitsmappe als freigegebene Arbeitsmappe gespeichert wurde. Um diese Daten aus einer freigegebenen Arbeitsmappe zu entfernen, kopieren Sie sie zuerst und heben Sie die Freigabe auf.

Suche und Entfernung von versteckten und persönlichen Daten

Mit dem Dokumentinspektor können Sie versteckte und persönliche Daten aus Excel-Arbeitsmappen entfernen. Es ist sinnvoll, den Document Inspector auszuführen, bevor Sie elektronische Kopien von Büchern freigeben, beispielsweise als Anhänge an E-Mail-Nachrichten.

Arten von versteckten und persönlichen Daten in Excel

Im Folgenden sind einige der Elemente aufgeführt, die die Quelle versteckter und persönlicher Daten in Excel-Arbeitsmappen sein können.

Notizen und handschriftliche Notizen. Wenn die Arbeitsmappe gemeinsam mit anderen Benutzern erstellt wurde, kann sie Notizen und handschriftliche Notizen enthalten. Anhand dieser Informationen können andere die Namen der Personen erfahren, die zu dem Buch beigetragen haben, Anmerkungen von Rezensenten anzeigen und Änderungen am Buch anzeigen.

Dokumenteigenschaften und persönliche Daten Metadaten oder Dokumenteigenschaften in Excel wie in anderen Office-Anwendungen, einschließlich Autor-, Betreff- und Titelinformationen. Office speichert automatisch den Namen der Person, die die Arbeitsmappe zuletzt gespeichert hat, das Datum der Dokumenterstellung und den Speicherort des Dokuments (Excel 2013 oder höher). Zusätzliche Informationen (PII) können verfügbar sein, z. B. E-Mail-Header, Sendeinformationen, Ansicht, Routen, Druckereigenschaften (z. B. Druckerpfad und Geheim Code Secure Print) und Dateipfadinformationen für die Veröffentlichung. Webseiten.

Kopf-und Fußzeilen. Excel-Arbeitsmappen können Daten in Kopf- und Fußzeilen enthalten.

Versteckte Zeilen, Spalten und Blätter. Zeilen, Spalten und ganze Blätter können im Buch ausgeblendet werden. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe verteilen, die ausgeblendete Zeilen, Spalten oder Blätter enthält, können andere diese anzeigen und die darin enthaltenen Daten anzeigen.

Document Server-Eigenschaften. Eine auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeicherte Arbeitsmappe, z. B. eine Document Workspace-Site oder eine Windows SharePoint Services-Bibliothek, kann zusätzliche Dokumenteigenschaften oder Serverstandortinformationen enthalten.

Benutzerdefinierte XML-Daten. Excel-Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die nicht im Dokument selbst angezeigt werden. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor erkannt und entfernt werden.

Unsichtbarer Inhalt. Bücher können als unsichtbar formatierte Objekte enthalten.

Eingebettete Dateien oder Objekte. Arbeitsmappen können eingebettete Dateien enthalten (z. B. Office-Dokumente oder Textdateien) oder eingebettete Objekte (wie Diagramme oder Gleichungen), die unsichtbare Daten enthalten.

VBA-Code-basierte Makros. Bücher können Makros, VBA-Module, COM- und ActiveX-Steuerelemente, benutzerdefinierte Formulare oder benutzerdefinierte Funktionen enthalten, die versteckte Daten enthalten können.

Elemente mit zwischengespeicherten Daten. Arbeitsmappen können zwischengespeicherte Daten für Pivot-Tabellen, Pivot-Diagramme, Slicer, Zeitachsen und Cube-Formeln enthalten, die möglicherweise nicht sichtbar sind.

Excel-Umfragen Arbeitsmappen können Excel-Umfragefragen ausblenden, die in Excel Online eingegeben und in der Arbeitsmappe gespeichert wurden, aber in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind.

Skript-Manager-Skripte. Bücher können Skripte enthalten, die mit dem Skript-Manager definiert werden. Sie können zwischengespeicherte oder versteckte Daten enthalten.

Filter. Arbeitsmappen können über aktive Autofilter oder Tabellenfilter verfügen, die dazu führen können, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten in Arbeitsmappen beibehalten werden.

Versteckte Namen. Bücher können versteckte Namen haben, die eine Quelle versteckter Daten sein können.

Dokumentinspektor in Excel-Dokumenten suchen und entfernen

Der Dokumentinspektor zeigt die gefundenen Elemente an, die versteckte und persönliche Informationen in Bezug auf Excel-Arbeitsmappen enthalten können. In der folgenden Tabelle sind die Typen solcher Daten aufgeführt, die mit dem Dokumentinspektor aus Arbeitsmappen entfernt werden können.

Anmerkungen:

Nicht alle Excel-Funktionen l in der Tabelle aufgeführt werden unterstützt in Microsoft Excel Starter 2010.

Wenn dem Dokumentinspektor in Ihrer Organisation benutzerdefinierte Module hinzugefügt wurden, werden möglicherweise zusätzliche Datentypen gefunden.

	Dokumenteninspektor findet und entfernt
Notizen (Bearbeiten)	Notizen (Bearbeiten) Handschriftliche Notizen Notiz: In Excel Starter 2010 löscht der Dokumentinspektor nur Notizen.
Dokumenteigenschaften und persönliche Daten	Dokumenteigenschaften, einschließlich Informationen mit Registerkarten Allgemein, Statistiken und Sonstiges Dialogbox Dokumenteigenschaften (Excel 2013 und höher). Bei der Auswahl eines Befehls alles löschen der aktuelle Speicherort des Dokuments wird aus der Datei entfernt. Es wird erst beim Speichern hinzugefügt, nachdem Sie Excel 2013 oder höher geschlossen und erneut geöffnet haben. E-Mail-Header Dokumentrouten Daten zur Überprüfung gesendet Document Server-Eigenschaften Details zur Dokumentenverwaltungsrichtlinie Informationen zum Inhaltstyp Benutzername Informationen zum Druckerpfad Skriptnotizen Hinweise zu bestimmten Namen und Tabellennamen Inaktive externe Datenverbindungen
Kopf-und Fußzeilen	Informationen in Blattüberschriften Informationen in Blattnotizen
Ausgeblendete Zeilen und Spalten	Versteckte Linien Versteckte Datenspalten Anmerkungen: Wenn die Arbeitsmappe ausgeblendete Spalten enthält, die keine Daten enthalten und sich zwischen den Spalten befinden, die Daten enthalten, werden diese leeren ausgeblendeten Spalten ebenfalls erkannt und entfernt. Wenn ausgeblendete Zeilen oder Spalten in einer Arbeitsmappe Daten enthalten, kann das Löschen dieser Daten die Ergebnisse der Berechnung der in der Arbeitsmappe enthaltenen Formeln ändern. Wenn Sie nicht wissen, welche Daten sich in den ausgeblendeten Zeilen oder Spalten befinden, schließen Sie den Dokumentinspektor, zeigen Sie die ausgeblendeten Zeilen und Spalten an und zeigen Sie dann ihren Inhalt an. Der Inspektor findet keine Formen, Diagramme, Steuerelemente, Microsoft ActiveX-Objekte und -Steuerelemente, Bilder und SmartArt-Grafiken, die möglicherweise in ausgeblendeten Spalten enthalten sind. Ausgeblendete Zeilen oder Spalten werden nicht entfernt, wenn sie Teil einer Tabellen- oder Listenüberschrift oder einer PivotTable sind. Solche Zeilen und Spalten werden sichtbar.
Versteckte Blätter	Versteckte Blätter Notiz: Wenn ausgeblendete Blätter in einer Arbeitsmappe Daten enthalten, kann deren Löschen die Ergebnisse der Berechnung der in der Arbeitsmappe enthaltenen Formeln ändern. Wenn Sie nicht wissen, welche Daten in den ausgeblendeten Blättern enthalten sind, schließen Sie den Dokumentinspektor, zeigen Sie die ausgeblendeten Blätter an, und zeigen Sie dann ihren Inhalt an.
Benutzerdefinierte XML-Daten	Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Arbeitsmappe gespeichert werden können
Unsichtbarer Inhalt	Als unsichtbar formatierte Objekte Notiz: Der Dokumenteninspektor erkennt keine Objekte, die von anderen Objekten verdeckt werden.

Der Dokumentinspektor findet die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die nicht in der Arbeitsmappe erscheinen. Er kann sie nicht löschen, da dies zu Fehlbedienungen des Buches führen kann. Sie können jedes gefundene Element in der Vorschau anzeigen und entscheiden, ob Sie es manuell löschen oder durch ein Element ohne versteckte Daten ersetzen möchten, z. B. eine statische Zeichnung.

	Dokumenteninspektor findet
	Zellen aus Blättern; Objekte wie Textfelder oder Formen Diagrammtitel; Datenreihen von Diagrammen.
Eingebettete Dateien oder Objekte	Bitmaps; Visio-Zeichnungsobjekte Objekte von Word-Dokumenten; OpenDocument-Text.
VBA-Code-basierte Makros	Makros oder VBA-Module, die versteckte Daten in einer Arbeitsmappe enthalten können. Diese beinhalten: Makros, einschließlich Excel 4.0-Makroblätter (XLM); VBA-Module COM- oder ActiveX-Steuerelemente. Benutzerdefinierte Formulare, einschließlich Excel 5.0-Formulare benutzerdefinierte Funktionen.
Business Intelligence-Komponenten mit zwischengespeicherten Daten	Business Intelligence-Komponenten, die zwischengespeicherte Daten enthalten können, die in einer Arbeitsmappe gespeichert sind, einschließlich unsichtbarer Daten. Der Dokumentinspektor prüft auf die folgenden Elemente, die einen Pivot-Cache, Slicer-Cache oder Cube-Formel-Cache enthalten können: Pivot-Tabellen und Pivot-Diagramme; Slicer und Zeitleisten; Würfel Formeln.
Excel-Umfragen	Excel-Umfragefragen, die in Excel Online erstellt und in der Arbeitsmappe gespeichert wurden, aber in der Arbeitsmappe nicht sichtbar sind.
Skript-Manager-Skripte	Skripts, die mit dem Skript-Manager definiert werden und dazu führen können, dass zwischengespeicherte oder ausgeblendete Daten in der Arbeitsmappe gespeichert werden.
Filter	Filter, die zur Persistenz zwischengespeicherter oder ausgeblendeter Daten in der Arbeitsmappe führen können. Der Dokumentinspektor prüft, ob AutoFilter und Tabellenfilter auf die Daten angewendet wurden.
Versteckte Namen	Ausgeblendete Namen, die die Quelle versteckter Daten in der Arbeitsmappe sein können.

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Informationen in PowerPoint-Präsentationen suchen und entfernen.

Rat: Wenn Sie Ihre Notizen einfach nicht drucken möchten, öffnen Sie die Registerkarte Datei _yt_ Siegel, Foliengröße anklicken ganze Seite und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Notizen drucken.

Suche und Entfernung von versteckten und persönlichen Daten

Arten von versteckten und personenbezogenen Daten

Latente Daten können aus Daten bestehen, die PowerPoint hinzufügen kann, um die Zusammenarbeit mit anderen beim Erstellen einer Präsentation zu ermöglichen. Es kann auch Informationen enthalten, die Sie bewusst als versteckt kennzeichnen.

PowerPoint-Präsentationen können versteckte und persönliche Informationen der folgenden Arten enthalten:

Notizen und handschriftliche Notizen Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, um eine Präsentation zu erstellen, kann Ihre Präsentation Elemente wie Notizen und handschriftliche Notizen enthalten. Anhand dieser Informationen können andere die von Ihnen vorgenommenen Änderungen und die Namen der Personen, die an der Präsentation gearbeitet haben, sowie die Kommentare der Korrektoren anzeigen.

Patch-Tracking-Daten. Wenn Sie an einem freigegebenen Dokument zusammenarbeiten, das in der Cloud gespeichert ist, speichert PowerPoint 2016 für Office 365 Informationen darüber, wer wann Änderungen am Dokument vorgenommen hat.

Dokumenteigenschaften und persönliche Daten. Dokumenteigenschaften (Metadaten) umfassen Präsentationsinformationen wie Autorname, Betreff und Titel. Sie enthalten auch Informationen, die von Office-Programmen automatisch gespeichert werden, z. B. den Namen der Person, die das Dokument zuletzt gespeichert hat, und das Erstellungsdatum des Dokuments. Wenn Sie bestimmte Funktionen verwendet haben, kann das Dokument auch zusätzliche persönliche Informationen enthalten, wie z. B. E-Mail-Header, Einreichungen zur Überprüfung, Dokumentenrouten, Druckerpfade und Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.

Unsichtbarer Inhalt auf einer Folie. Die Präsentation kann Objekte enthalten, die als nicht anzeigbar formatiert sind.

Inhalt außerhalb der Folie. PowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie von der Folie verschoben wurden. Solche Objekte können Beschriftungen, Bilder, grafische Elemente und Tabellen sein.

Präsentationsnotizen. Der Abschnitt mit PowerPoint-Präsentationsnotizen kann Text enthalten, den Sie möglicherweise nicht mit anderen teilen möchten, insbesondere wenn die Notizen ausschließlich für den Moderator geschrieben wurden.

Document Server-Eigenschaften. Wenn die Präsentation auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert wurde, z. B. auf einer Document Workspace-Website oder einer Windows SharePoint Services-Bibliothek, kann sie zusätzliche Eigenschaften oder Informationen zum Serverstandort enthalten.

Benutzerdefinierte XML-Daten. Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die nicht im Dokument selbst angezeigt werden. Sie können mit dem Dokumentinspektor erkannt und entfernt werden.

Informationen, die der Dokumentinspektor findet und entfernt

Der Dokumentinspektor in PowerPoint enthält mehrere verschiedene Module, mit denen Sie versteckte und personenbezogene Daten speziell für . finden und entfernen können PowerPoint-Präsentationen... Die folgende Tabelle enthält eine Liste der verschiedenen Arten von versteckten und persönlichen Informationen, die mit dem Dokumentinspektor aus Präsentationen entfernt werden können.

Wenn Ihre Organisation dem Dokumentinspektor zusätzliche Module hinzugefügt hat, können Sie in Ihren Präsentationen nach anderen Arten von Informationen suchen.

Inspektor	Findet und entfernt
Notizen (Bearbeiten)	Notizen (Bearbeiten) Handschriftliche Notizen
Dokumenteigenschaften und persönliche Daten	Dokumenteigenschaften, einschließlich Informationen mit Registerkarten Allgemein, Statistiken und Sonstiges Dialogbox Dokumenteigenschaften E-Mail-Header Dokumentrouten Daten zur Überprüfung gesendet Document Server-Eigenschaften Details zur Dokumentenverwaltungsrichtlinie Informationen zum Inhaltstyp Dateipfad zum Veröffentlichen von Webseiten
Tracking-Daten ändern	Daten darüber, wer die Datei wann geändert hat. Diese Funktion steht nur Office 365-Abonnenten zur Verfügung, die am Office-Insider-Programm teilnehmen. Wenn Sie ein Office 365-Abonnement haben, stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Office installiert haben.
Unsichtbarer Inhalt auf einer Folie	Als nicht anzeigbar formatierte Objekte Dieser Inspektor erkennt keine Objekte, die von anderen Objekten überlappt werden.
Off-Slide-Inhalte	Inhalte oder Objekte, die nicht in der Präsentation erscheinen, weil sie sich außerhalb des Folienbereichs befinden Bildersammlungen Bilder Der Dokumentinspektor erkennt oder entfernt keine Objekte mit Animationseffekten, die sich außerhalb der Folie befinden.
Präsentationsnotizen	Text zum Abschnitt mit Präsentationsnotizen hinzugefügt Der Dokumentinspektor löscht keine Bilder, die dem Notizenbereich hinzugefügt wurden.
Benutzerdefinierte XML-Daten	Benutzerdefinierte XML-Daten, die in einer Präsentation gespeichert werden können

Informationen, die der Dokumentinspektor findet, aber nicht löschen kann

Der Dokumentinspektor findet die folgenden Elemente, die möglicherweise Daten enthalten, die nicht in der Präsentation erscheinen. Er kann sie nicht entfernen, da dies zu einer falschen Darstellung führen kann. Sie können jedes gefundene Element in der Vorschau anzeigen und entscheiden, ob Sie es manuell löschen oder durch ein Element ohne versteckte Daten ersetzen möchten, z. B. eine statische Zeichnung.

	Dokumenteninspektor findet
Eingebettete Dateien oder Objekte	Eingebettete Dateien (wie Office-Dokumente oder Textdateien) oder eingebettete Objekte (wie Diagramme oder Gleichungen), die unsichtbare Daten enthalten können. Einige Beispiele für Objekttypen sind: Bitmaps; Microsoft Equation 3.0-Objekte; Diagrammobjekte von Microsoft Graph PowerPoint-Präsentationsobjekte; Visio-Zeichnungsobjekte Objekte von Word-Dokumenten; OpenDocument-Text.
Makros oder VBA-Code	Makros oder VBA-Module, die versteckte Daten enthalten können. Diese beinhalten: VBA-Module COM- oder ActiveX-Steuerelemente.

Kontrolleur von Dokumenten und personenbezogenen Daten

Patch-Tracking-Daten in PowerPoint 2016 Build 8403 für Programmmitglieder eingeführt vorläufige Einschätzung Office 365 ist ein Beispiel für die Einschränkungen des Dokumentinspektors. Angenommen, Martha und Regina arbeiten an Präsentation A in Office 365 zusammen. Revisionsverfolgungsdaten (d. h. Benutzernamen und Revisionszeiten) werden der Präsentation hinzugefügt. Wenn Gleb anschließend Präsentation A in PowerPoint 2013 öffnet und den Dokumentinspektor ausführt, um persönliche Informationen zu löschen, kann der Inspektor in dieser Version von PowerPoint keine Revisionsverfolgungsdaten finden und löschen, die der Präsentation in einer späteren Version von PowerPoint hinzugefügt wurden ( Office 365), die Regina und Martha. Um diese Daten zu löschen, muss Gleb zu letzte Version PowerPoint, und starten Sie dann den Dokumentinspektor.

Sie können ausgeblendete Informationen in Visio auf dieselbe Weise wie in anderen Office-Anwendungen entfernen. Bevor Sie anderen Benutzern eine Kopie zur Verfügung stellen Visio-Zeichnung, möchten Sie möglicherweise bestimmte Daten aus dem Dokument und seinen Eigenschaften entfernen.

Sie können die folgenden personenbezogenen Daten in Visio ganz einfach löschen:

Auf Dokumentseiten eingefügte Notizen

Namen, Initialen und Revisionen von Rezensenten

Schablonenpfade

Vorlagenpfade und Dateinamen

Notiz: Wenn das Dokument auf einem gemeinsam genutzten Server veröffentlicht ist, werden beim Öffnen Informationen darüber angezeigt, wer es geöffnet hat und den Namen des Computers, auf dem die Datei gespeichert ist. Stellen Sie zum Schutz dieser Daten sicher, dass nur Personen, denen Sie vertrauen, auf Ihre Dokumente zugreifen können.

Sie können ausgeblendete Informationen in Visio-Präsentationen suchen und entfernen, indem Sie diese Schritte ausführen.

Auf der Speisekarte Datei klicken Versteckte Informationen entfernen.

Wenn Sie Visio Premium 2010 oder höher verwenden spätere Versionen, diesen Befehl finden Sie unter Datei > Intelligenz > Persönliche Daten löschen.

Öffnen Sie die Registerkarte Persönliche Informationen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entfernen Sie die folgenden Elemente aus dem Dokument.

Rat: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Warnen, wenn diese Daten wieder eingefügt werden wenn Sie eine Warnung erhalten möchten, wenn Sie versuchen, personenbezogene Daten erneut einzugeben.

Um sensible Daten aus externen Quellen zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Löschen Sie Daten aus externen Quellen, die im aktuellen Dokument gespeichert sind.

Notiz: Dieses Kontrollkästchen nicht ermöglicht Ihnen das Löschen von mit einer Form verknüpften Daten. Es entfernt die Datenquelle aus dem Schema, aber wenn sich die Daten bereits darin befinden, müssen sie manuell entfernt werden.

Rückkopplung

Dieser Artikel wurde aktualisiert 8. Januar 2019 d. als Ergebnis Ihres Kommentars. Wenn Sie diesen Artikel hilfreich fanden, und vor allem, wenn Sie es nicht getan haben, verwenden Sie die Feedback-Steuerelemente unten, um uns eine Reihe von Designvorschlägen zu geben.

Löschung personenbezogener Daten
aus Datei-Metadaten

Dateien, die in den meisten gängigen Programmen erstellt wurden, haben Eigenschaften, die automatisch aus den Daten des Computers und des Programms selbst ausgefüllt werden. Aus geschäftlichen Gründen für Dateien, die das Unternehmen verlassen, sollten diese Daten gelöscht werden. In MS-Office-Dokumenten ist es beispielsweise erforderlich, den Namen des Unternehmens, den Namen des Autors des Dokuments und des Benutzers, der das Dokument zuletzt gespeichert hat, zu entfernen. Wie kann man das machen?

Die Lösung des Problems, Metadaten aus Dokumenten zu entfernen, lässt sich in mehrere Stufen unterteilen:

• Entfernen von Daten aus bereits erstellten Dokumenten.
• Verhinderung der Speicherung solcher Daten in neu erstellten Dokumenten.
• Kontrolle über den Versand solcher Daten per E-Mail.

Bei bereits erstellten Dateien wird die Aufgabe durch die integrierten Tools von modernen . gelöst Betriebssysteme... Ab Windows 7 genügt es, die Dateieigenschaften aufzurufen und unten im Reiter „Details“ „Eigenschaften löschen“ auszuwählen und persönliche Informationen". Durch gleichzeitiges Auswählen mehrerer Dateien desselben Typs können Sie Daten aus mehreren Dokumenten gleichzeitig löschen.

Zum Massenlöschen von Informationen aus Dateien können Sie spezielle Anwendungen verwenden. BatchPurifier kann beispielsweise automatisch 60 Metadatenwerte aus 24 Dateitypen entfernen, einschließlich Office-Anwendungen und Grafikdateien(PNG, JPEG).

Für neue Dokumente in einer Microsoft Office-Anwendung sollten Benutzer das Tool Document Inspector aus dem Menü Information - Find Issues verwenden, das das noch nicht gespeicherte Dokument nach persönlichen Daten durchsucht und löscht.

In früher Microsoft-Versionen Office (XP oder 2003) müssen Sie das Office 2003 / XP Add-In installieren: Verborgene Daten entfernen, Erweiterung rhd_tool, woraufhin ein zusätzliches Element zum Entfernen verborgener Daten im Menü Datei angezeigt wird.

Um zu verhindern, dass die Registrierungsdaten von Microsoft Office-Anwendungen für neu erstellte Dokumente den Benutzer identifizieren, können Sie in der Registrierung folgende Änderungen vornehmen:

Windows-Registrierungseditor Version 5.00

"Unternehmen" = "_"

"Firmenname" = "_"

"Benutzername" = "_"

"UserInitials" = "_"

Damit die Änderungen wirksam werden, müssen keine MS Office-Anwendungen ausgeführt werden.

Der nächste Schritt besteht darin, den Versand versteckter Daten oder persönlicher Informationen per E-Mail zu kontrollieren.

Entschuldigung, eingebaut Microsoft Outlook keine Lösung. Für die automatische Kontrolle und Reinigung von Dokumenten können Sie die ConfidentSend-Anwendung verwenden, die manuell oder automatischer Modus bereinigen Sie die Metadaten der Anhangsdateien. Außerdem durchsucht ConfidentSend die Nachricht vor dem Senden des Briefs nach Übereinstimmungen mit den vom Benutzer voreingestellten. Textvorlagen und wenn es gefunden wird, gibt es eine Warnung aus (siehe Abb. 2).

Beginnend mit den Updates vom November und Dezember 2014 für Microsoft Office 2013 und 2010 fügen wir dem Dokumentinspektor (auch bekannt als das Tool zum Suchen von Problemen) nach und nach eine Reihe von Verbesserungen in Excel, PowerPoint und Word hinzu. Der Dokumentinspektor hilft Ihnen, Dokumente, Präsentationen und Excel-Arbeitsmappen für die Veröffentlichung und Freigabe vorzubereiten, indem er auf versteckte oder vertrauliche Elemente überprüft. Der Dokumenteninspektor entfernt solche Objekte aus dem Dokument, und wenn automatisches Löschen unmöglich, warnt den Benutzer davor. Wenn Sie mehr über den Dokumentinspektor erfahren möchten, besuchen Sie Office.com, um eine Beschreibung der Funktionsweise des Tools in Excel, PowerPoint und Word zu erhalten.

Updates für Microsoft Office 2013 und Microsoft Office 2010 umfassen mehrere Checker oder Inspektoren für Excel, PowerPoint und Word. Nachfolgend haben wir die Objekte aufgelistet, die die neuen Inspektoren für jede der Microsoft Office-Anwendungen überprüfen. Excel wurden mehr neue Inspektoren als PowerPoint und Word hinzugefügt, einfach weil einige der untersuchten Objekte nur in dieser Anwendung zu finden sind.

PowerPoint und Word:

1. Eingebettete Dokumente

1. Eingebettete Dokumente
2. Makros, Formulare und ActiveX-Steuerelemente
3. Links zu anderen Dateien
4. Pivot-Tabellen, Pivot-Diagramme, Cube-Formeln, Slicer und Zeitachsen *
   * Zeitleisten werden nur in Excel 2013 überprüft, da Excel 2010 sie nicht unterstützt.
5. Funktionen mit Echtzeitdaten
6. Excel-Umfragen *
   * Excel-Umfragen werden nur in Microsoft Excel 2013 validiert, da Excel 2010 sie nicht unterstützt.
7. Definierte Szenarien
8. Aktive Filter
9. Benutzerdefinierte Blatteigenschaften
10. Versteckte Namen

Notiz. Einige neue Inspektoren werden möglicherweise nicht in Excel 2010 mit den November- und Dezember-Updates für Office 2010 hinzugefügt. Sie werden als Teil eines weiteren Updates Anfang 2015 hinzugefügt.

Beschreibung der Objekte, die neue Inspektoren entdecken

Abschluss

Document Inspector hilft Ihnen, persönliche und vertrauliche Informationen aus Excel-, PowerPoint- und Word-Dokumenten zu entfernen, bevor Sie diese veröffentlichen. Dieses Tool kann sehr nützlich sein, da es eine Reihe von Objekten identifiziert, die wichtige Informationen enthalten und leicht zu übersehen sind. Beachten Sie beim Freigeben von Dateien jedoch, dass die Dateien möglicherweise Daten enthalten, die der Dokumentinspektor nicht finden kann. In Excel können Sie beispielsweise etwas abseits der Hauptinformationen in einer Zeile oder Spalte platzieren, die Sie beim Überfliegen des Arbeitsblatts vor der Veröffentlichung nicht bemerken, während Sie in Word oder PowerPoint ein Bild über die Informationen einfügen und das vergessen können da ist etwas darunter.

Es ist auch wichtig zu verstehen, dass ein Dokumenteninspektor die routinemäßige Überprüfung von Dokumenten durch Techniker, Anwälte, Experten und Redakteure nicht ersetzen kann. Auch die Konvertierung von Dokumenten in ein nicht vorhandenes Format sollten Sie nicht vernachlässigen. versteckte Informationen- zum Beispiel in Formaten, die Papierdokumente imitieren (OpenXPS, PDF und andere) oder im Format einer Webseite in einer Datei (MHT).